Voortaan ben ik op tijd!

Wat zou dat heerlijk zijn: altijd op tijd voor je afspraken, op tijd je werk af, cadeautjes op tijd in huis en geen gestress meer. Het kan klinken als iets onbereikbaars. Hoe komt dat toch, dat je ondanks een agenda, piepjes op je telefoon, takenlijstjes  en een klok die tien minuten voorloopt toch nog zo vaak te laat bent? En beter nog: hoe kun je dat veranderen?

Te laat komen is iets waar jijzelf, maar ook anderen last van kunnen hebben. Dat is voor een keertje niet erg, maar als het vaak gebeurt wordt het vervelend. Ik ken mensen die zich uitputten in smoezen. Maar, ook dat houdt een keer op.

Hanna werkt op kantoor en moet om 17 uur weg om de kinderen op te halen bij de BSO. Het is 16.35 uur en ze wil nog iets afmaken waar ze eerder die dag niet aan toe kwam. Er komt een telefoontje tussendoor en voor ze het weet is het 17.10 uur. Ze moet weg. De klus blijft liggen tot morgen. Autosleutel kwijt. Oh, op de grond gevallen. Buiten spreekt ze haar collega nog even aan die ze pas overmorgen weer ziet. Voor Hanna in de auto zit is het bijna half zes. Bij de BSO aangekomen ziet ze dat de meeste kinderen al weg zijn. Hanna put zich uit in excuses naar de leidster en ze is weer 10 minuten verder. Als ze thuiskomt moet ze koken, maar ze kijkt eerst de post door…

Hanna is een drukke, wat impulsieve vrouw met verantwoordelijkheidsgevoel, oog voor anderen en met een hoofd vol taken en taakjes. Alleen jammer dat ze hierdoor vaak achter de feiten aanloopt.

1. Hanna zou streng moeten zijn voor zichzelf en prioriteiten stellen op haar werk. Niet overal JA op zeggen en elke dag bepalen wat af moet en wat evt. morgen ook nog mag. En als ze iets op haar lijst heeft staan, zich daar ook aan houden.
2. Hanna zou zo kort voor het eind van haar werkdag geen grote dingen meer moeten oppakken. Ze kan die tijd beter besteden aan kleine dingetjes waar ze eerder niet aan toe kwam, bijv. archiveren, opruimen of een telefoontje plegen.
3. Hanna wordt snel afgeleid door van alles om haar heen. Ze heeft moeite met het uitstellen van dingen. Ze bedenkt iets en gaat er gelijk mee aan de gang. Daardoor verliest ze haar focus en laat ze haar eerdere taak liggen. Hanna wil alles goed regelen en overal controle over houden. Maar die collega had ze ook ’s avonds even kunnen mailen of haar klus de volgende dag kunnen inplannen.
4. Hanna kan haar sleutels niet vinden en waarschijnlijk is ze vaker dingen kwijt. Kleine vaste gewoontes kunnen heel erg handig zijn: een vaste plek voor de sleutels, portemonnee en telefoon kunnen Hanna helpen.
5. Hanna zou ook een waarschuwingspiepje op haar telefoon kunnen instellen als het bijna tijd is. Een reminder dat ze moet gaan afronden.

Misschien kom jij ook vaak te laat of ben je te laat met het inleveren van zaken. Dan heb ik nog wat tips voor je.

1. Denk vooruit. Neem regelmatig een time-out (5 minuten of zo) om even te overdenken wat er op de planning staat. Houd rekening met tegenvallers.
2. Wees voorbereid. Leg de avond van te voren je kleding klaar als je dat ’s morgens veel stress geeft. Dek de tafel alvast en zorg dat je tas (en die van de kinderen) klaar staat.
3. Stel prioriteiten. Kies elke dag een paar dingen die je echt moet of wilt doen. Zorg ervoor dat je daar tijd voor hebt en ga tussen de bedrijven door met iets kleins aan de gang. Het kan ook zijn dat je kiest voor een bezoek aan iemand of tijd voor jezelf. 
4. Zet een alert in je agenda (op je telefoon) en laat die meegaan tot je de taak hebt afgewikkeld. Zet er ook de deadline bij. Handig als je je aangifte voor de belasting moet doen of cadeautjes voor een verjaardag moet kopen. Elk jaar komen die data terug, dus je kunt je er op voorbereiden.
5. Bedenk hoeveel tijd iets echt kost. Als je bijvoorbeeld de trein moet halen denk je vaak ‘het is maar tien minuten fietsen naar het station’, maar je moet ook rekening houden met het aantrekken van je jas, tas pakken, het parkeren van je fiets, het evt. opladen van je Ov-kaart en het lopen naar het perron. En dat geldt voor alles. Voorbereidings- en opruimtijd hoort er ook bij. Plan dus ruim.
6. Maak altijd af waar je mee bezig bent. Dat is efficiënter dan halverwege stoppen en later opnieuw starten.
7. Een open deur: zorg dat je niet afgeleid wordt door je telefoon en alle app’s die daarop zitten. Als je een paar keer per dag kijkt naar je mails, what’s app-jes, Facebook en dergelijke ben je helemaal bij en ben jij in control. Als zaken echt dringend zijn, bellen ze wel.
8. Doorgaand op dat laatste: bel en app onder werktijd alleen als het echt nodig is. Houd privé voor thuis.
9. Soms is het lastig om jezelf bij de les te houden en heb je hulp van anderen nodig. Maak afspraken dat je elkaar niet stoort, je niet bereikbaar bent of je deur even dichtgaat op bepaalde tijden. Duidelijk voor jezelf en anderen. En vraag ook om hulp als iets niet op tijd af komt.
10. Bedenk steeds of het nodig is dat jij iets doet. Denk aan die zin Waarom moet ik dit doen? (met telkens de klemtoon op het volgende woord)

Heb jij ook vaak tijdnood of te weinig uren in de dag? Misschien moet je daar iets mee. Heb je teveel taken of wil je teveel? Kan niemand het zo goed als jij of ben je bang dat er niemand anders is die het oppakt? Wie weet valt het mee en kan het ook anders. Als ik iets voor je kan doen, hoor ik het graag.