Orden je papier en ervaar ruimte in je huis en je hoofd

Orden je papier en ervaar ruimte in je huis en je hoofd

De laatste tijd ben ik vaak bij mijn cliënten bezig met het opschonen van hun administratie, boeken en tijdschriften. Een klus waar veel mensen tegenop zien. Het is niet leuk, het kost veel energie en het levert ook niet direct grote ruimtewinst op. Ik merk dat de meeste mensen best zelf hun rekeningen, brieven en polissen kunnen uitzoeken. Maar, soms zit er iets tussen wat ingewikkeld is, of emoties oproept waardoor het opruimen stagneert. En dan helpt het als er iemand naast je zit die in noodgevallen kan helpen of meedenken.

Wat is een goed opbergsysteem?

Een goed opbergsysteem is een systeem dat werkt voor jou. Het doel van het systeem is om alles terug te kunnen vinden. Uiteraard moet er een vorm van logica in zitten en op basis daarvan ga je zoeken. Dus niet ‘waar ruim ik het op?’ maar ‘waar zou ik het zoeken?’ 

De vorm, kleur en plaats zijn afhankelijk van wat jou helpt. Visueel ingestelde mensen weten vaak aan de plaats in de kast of kleur van een map waar ze iets gelaten hebben. Voor hen is hoe het er uit ziet ook heel belangrijk. Anderen vinden een alfabetisch systeem handiger, of mappen per onderwerp (belastingen, hypotheek, aankoopbonnen, verzekeringen). Wat voor jou werkt kun je weten door ervaring of door het uit te proberen. Wat vind je prettig en wat niet? Je beslissing is niet in beton gegoten, dus kan later ook nog worden bijgesteld. Uiteraard is het fijn als je gelijk goed zit.

 

Hoe lang moet ik dingen bewaren?

Een van die moeilijke dingen bij administratie is ‘hoe lang moet ik alles bewaren’. In het onderstaande overzicht, wat ik ooit opstelde op basis van bronnen op internet, kun je de meeste dingen terugvinden.

Let op: zakelijke administratie moet langer bewaard worden. Kijk voor meer informatie hiervoor op www.rijksoverheid.nl.

  • Alleen laatste overzicht: TV/internet/telefoon, verzekeringspolissen (m.u.v. zorgpolis) en de beschikking van de kinderbijslag.
  • 1 jaar: inkomensspecificatie (mag weg als jaaroverzicht binnen is),
  • 2 jaar: huurspecificatie, polisblad zorgverzekering, overzicht declaraties zorgkosten, jaarafrekening gas & elektra, jaarafrekening water, IBG/DUO tegemoetkoming, studiekosten, aanslag/kwijtschelding Gemeentelijke Belastingen.
  • 5 jaar: jaaropgave, aangifte/voorlopige aanslag Belastingdienst, toeslagen beschikkingen, bankafschriften (i.v.m. belastingaangifte).
  • Onbepaald: pensioenoverzicht, inschrijving woningbouwvereniging, notariële aktes (woning/huwelijkse voorwaarden/testament e.d.), aankoopbonnen/gebruiksaanwijzingen (in ieder geval tot het einde van de garantie).

Zoek bij twijfel op internet naar de bewaartermijn of bewaar het papier een jaartje langer voor de zekerheid.

 

(vak)tijdschriften

Veel van mijn cliënten hebben een brede interesse. Ze lezen veel en willen die informatie soms vasthouden door dingen te printen of uit te knippen en te bewaren. De ervaring leert dat veel informatie, als het jaren later weer tevoorschijn komt, niet langer up-to-date is. Dat geldt ook voor vaktijdschriften, consumenten-, reis- of computertijdschriften. Dure bladen die in complete jaargangen zijn bewaard, blijken na 10 jaar weinig interessants meer te bevatten. Je kúnt alle bladen nog eens checken, maar dat kost enorm veel tijd. Mijn advies is om erop te vertrouwen dat het via het internet of de boekwinkel opnieuw vindbaar is.

 

Opleidingsmaterialen

Wat ik ook vaak tegenkom zijn cursusboeken en opleidingsmaterialen. Veel informatie is al jaren oud, al lang niet meer ingekeken en hoogstwaarschijnlijk verouderd. Toch doet het wegdoen van deze boeken en mappen vaak pijn. Er zit veel tijd en geld in en het herinnert aan de studententijd, een vroegere carrière of aan een plan wat misschien nooit is uitgevoerd.

Ik merk wel dat veel mensen achteraf geen spijt hebben van hun besluit om dingen op te ruimen. De kast is leger en ze hoeven niets meer met die boeken. Het was zinvol en interessant in het verleden, maar nu niet meer. Het kan helpen om een paar leuke dingen te bewaren; de pareltjes uit de verzameling.

 

Een zinvol archief en werkbare administratie

Alle papieren die je hebt bevatten informatie over je leven, je financiën, je interesses, je familie. Elke periode heeft zijn eigen prioriteiten en soms kun je concluderen dat je papieren geen functie meer hebben of je zelfs een blok aan het been worden. Dan kan het enorm opluchten om alles op te schonen, zodat hetgeen je overhoudt ook echt zinvolle informatie bevat.

 

Ook een haat-liefdeverhouding met je administratie?

  • Wil jij legere kasten, je papieren logisch geordend en dus beter vindbaar?
  • Heb jij behoefte aan overzicht over je lopende zaken en een werkbaar systeem?
  • Voel je vaak nog een appèl komen van al die boeken en tijdschriften die je ooit nog eens zou lezen?
  • Ben je al eens eerder begonnen, maar voortijdig gestopt omdat het te zwaar werd?

Ik kom je graag ondersteunen, want als je het overzicht terug hebt heb je ook weer de rust om te doen waar je eerst niet aan toekwam.

Meer lezen? Mijn administratie is nogal rommelig

Share
Geen Reacties

Schrijf een Reactie

Share